บริการวางระบบงานบุคคล

บริการวางระบบงานบุคคล

          ก่อนจะวางระบบงานบริหารบุคคล ผู้ที่เกี่ยวข้องในโครงการควรกำหนดขอบข่ายของงานให้ชัดเจนก่อนว่าต้องการตรวจสอบเรื่องอะไรบ้างในระบบงาน HR ถ้าเป็นไปได้ควรวิเคราะห์หาจุดแข็งและจุดอ่อน, ความรู้ความสามารถในงานด้าน HR ภายในองค์กร ตลอดจนโอกาสและอุปสรรคภายนอกที่อาจมีผลกระทบ หลายครั้งที่เราได้รับคำถามจากองค์กรที่เป็นหลากหลายองค์กรว่า ถ้าองค์กรต้องการพัฒนาระบบการบริหารทรัพยากรบุคคลนั้น องค์กรควรจะเริ่มต้นตรงไหน ทำอะไรบ้าง ลงทุนเยอะหรือไม่ ใช้เวลานานเท่าไหร่ และจะรู้ได้อย่างไรว่าทำแล้วแก้ปัญหาที่เขากำลังประสบอยู่ได้ หรือจะมั่นใจได้อย่างไรว่าระบบที่จะทำนั้นได้ผลจริงและคุ้มค่าต่อเงินลงทุน ซึ่งทั้งหมดนี้ล้วนแล้วแต่เป็นคำถามที่น่าสนใจและน่าคิด รวมถึงเป็นโจทย์ที่ต้องการหาคำตอบสำหรับคนที่จะไปช่วยผู้บริหารองค์กรพัฒนาระบบ HR อีกด้วย 

          หลายครั้งที่ผมได้รับคำถามจากผู้บริหารองค์กรว่า ถ้าองค์กรต้องการพัฒนาหรือปรับปรุงระบบการบริหารทรัพยากรบุคคล เขาควรจะเริ่มต้นตรงไหน ทำอะไรบ้าง ลงทุนเยอะหรือไม่ ใช้เวลานานเท่าไหร่ และจะรู้ได้อย่างไรว่าทำแล้วแก้ปัญหาที่เขากำลังประสบอยู่ได้ หรือจะมั่นใจได้อย่างไรว่าระบบที่จะทำนั้นได้ผลจริงและคุ้มค่าต่อเงินลงทุน ซึ่งทั้งหมดนี้ล้วนแล้วแต่เป็นคำถามที่น่าสนใจและน่าคิด

          เหตุผลที่ผู้บริหารองค์กรมักจะเริ่มให้ความสำคัญกับระบบการบริหารทรัพยากรบุคคลคือ กำลังจะขยายกิจการ หรือไม่ก็วางแผนจะถ่ายโอนอำนาจให้คนรุ่นลูกรุ่นหลานดูแล หรือเป็นองค์กรที่กำลังจะร่วมทุน องค์กรเหล่านี้ในอดีตไม่มีระบบการบริหารงานบุคคลที่ชัดเจน บางองค์กรไม่มีแม้กระทั่งฝ่ายบุคคล เพราะงานเรื่องการบริหารคนมักจะไปฝากไว้กับหน่วยงานต่างๆ เช่น ฝ่ายบริหารดูแลเรื่องการบริหารคนโดยทั่วๆไป ฝ่ายบัญชีและการเงินทำเรื่องการจ่ายเงินเดือน ผู้จัดการโรงงานก็ดูการบริหารบุคคลในโรงงาน สรุปว่าทุกคนเป็นผู้จัดการฝ่ายบุคคลไปในตัว

          ผู้บริหารองค์กรหลายคนอยากจะพัฒนาระบบการบริหารทรัพยากรบุคคลให้เป็นระบบมากยิ่งขึ้น แต่อาจจะขาดข้อมูลและความรู้เรื่องนี้ที่ดีพอ จะถามคนในองค์กรก็ไม่มีใครรู้จริง อยู่ๆ จะไปว่าจ้างที่ปรึกษาจากภายนอกเข้ามาทำก็ยังไม่แน่ใจ เพราะตัวเองก็ไม่รู้เรื่องนี้มากเท่าไหร่ จึงทำให้ผู้บริหารองค์กรบางคนต้องเสียเวลาออกไปหาความรู้ด้วยตัวเอง หรือยอมทนกับระบบเดิมๆ ต่อไป

          เพื่อ ให้เถ้าแก่ที่กำลังจะคิดพัฒนาระบบการบริหารทรัพยากรบุคคลได้แนวคิดและมีแนว ทางในการพัฒนาระบบการบริหารทรัพยากรบุคคลก่อนที่จะลงมือทำจริง เราจึงขอเสนอข้อคิดและแนวทาง ดังนี้

•  ทำรายการระบบการบริหารทรัพยากรบุคคล (HR System Checklist)

          สิ่งแรกที่ผู้บริหารองค์กรจะต้องรู้เป็นอันดับแรกคือขอบเขตของระบบงาน HR ทั้งหมดที่ควรจะเป็นหรือที่องค์กรอื่นๆเขามีกันโดยทั่วไปนั้นมีอะไรบ้าง เช่น ระบบการจัดโครงสร้างขององค์กร ระบบการวางแผนกำลังคน การสรรหาว่าจ้าง การพัฒนาฝึกอบรม แรงงานสัมพันธ์ การประเมินผลงาน ระบบการบริหารผลตอบแทน ระบบความก้าวหน้าในอาชีพ ทั้งนี้เพื่อให้ผู้บริหารองค์กรได้เห็นภาพโดยรวมของระบบ HR ก่อนและต้องเข้าใจว่าแต่ละระบบนั้นสัมพันธ์กันอย่างไร ถ้าทำได้ผมแนะนำให้ทำถึงรายละเอียดย่อยๆของแต่ละระบบ เช่น ระบบการสรรหาคัดเลือก ก็มีระบบย่อยๆดังนี้

          สำหรับวิธีการได้มาซึ่งรายการของระบบ HR (HR Checklist) สามารถทำได้หลายวิธีการ เช่น หาซื้อหนังสือด้านการบริหารทรัพยากรมนุษย์มานั่งดูหัวข้อ (ไม่ต้องอ่านรายละเอียดก็ได้ครับ) เพราะต้องการทราบเพียงขอบเขตของงาน HR เท่านั้น หรืออาจจะขอตัวอย่างจากองค์กรอื่น หรืออาจจะเรียกบริษัทที่ปรึกษาเข้ามาสรุปให้ฟัง 

•  ประเมินสถานะของระบบฯ (HR System Assessment)

          เมื่อได้รายการของระบบ HR มาแล้วก็มาถึงการประเมินหรือตรวจสอบสถานะของระบบที่ควรจะมีกับระบบที่เราเป็นอยู่ โดยการตั้งคำถามเพียงว่าเรามีระบบนี้หรือยัง เช่น เรามีระบบการคัดเลือกบุคคลากรแล้วหรือยัง ถ้ามีแล้วให้ถามต่อว่าเราพอใจกับระบบนี้ (ทั้งในแง่ของขั้นตอนและเอกสารที่เกี่ยวข้อง) มากน้อยเพียงใด ควรจะมีการพัฒนาหรือไม่ สำหรับการประเมินระบบฯ เราอาจจะประเมินกันเองหรือไม่ก็ว่าจ้างบุคคลภายนอกเข้ามาช่วยประเมินให้ก็ได้

•  จัดลำดับความสำคัญและเร่งด่วน (HR System Priority)

          เมื่อเรารู้สถานะของระบบ HR ขององค์กรเราแล้ว ขั้นนี้ก็ต้องมาทำการจัดลำดับความสำคัญของระบบที่เราต้องการจะพัฒนา เพราะถ้าจะทำทุกระบบครั้งเดียว ปัญหาที่จะเกิดขึ้นคือต้องลงทุนหรือลงแรงเยอะมากครับ ควรจะพิจารณาจากความสำคัญและเร่งด่วนของระบบมากว่า นอกจากนี้ก็ต้องดูว่าระบบไหนจะต้องทำก่อนระบบไหน ระบบไหนที่เป็นปัญหามากที่สุดในปัจจุบัน ระบบไหนที่จะเข้ามารองรับกับการขยายตัวของธุรกิจ

•  วางแผนการพัฒนาระบบฯ (HR System Development Plan)

          เมื่อตัดสินใจแล้วว่าจะทำอะไรก่อนหลัง ควรจะมีการจัดทำแผนในการพัฒนาระบบว่าแต่ละปีควรจะพัฒนาระบบไหนก่อนหลัง เพราะระบบงาน HR ไม่สามารถพัฒนาครั้งเดียวทุกระบบได้ บางระบบต้องใช้เวลาเพื่อศึกษาปรับเปลี่ยนให้เหมาะสมกับองค์กร พร้อมกันนี้ก็ควรจะจัดสรรงบประมาณในการลงทุนไว้ให้สอดคล้องกับแผนที่กำหนดไว้ด้วย

•  กำหนดแนวทางในการพัฒนา (HR System Development Strategy)

          สำหรับการดำเนินการพัฒนาระบบ HR แต่ละองค์กรก็สามารถเลือกกลยุทธ์ในการพัฒนาได้หลายทาง เช่น พัฒนาเอง ว่าจ้างที่ปรึกษาภายนอกเข้ามาช่วย หรือว่าจ้าง HR เก่งๆ เข้ามาวางระบบให้ก็ได้ ทั้งนี้ขึ้นอยู่กับความเหมาะสมในเรื่องต่างๆ เช่น เวลา งบประมาณ ความพร้อมของคนในองค์กร

สรุป การพัฒนาระบบงาน HR ขององค์กร  ผู้บริหารองค์กรควรจะเริ่มต้นจากการที่ผู้บริหารรู้และเข้าใจภาพรวมของระบบงาน HR ทั้งหมดอย่างดีก่อน แล้วควรดำเนินการ พูดง่ายๆ คือผู้บริหารทุกคนจะต้องเห็นความสำคัญของระบบ HR ก่อนและต้องได้คำตอบจาก 3 คำถามดังต่อไปนี้ก่อน

•  ระบบ HR สามารถแก้ไขปัญหาเกี่ยวกับการบริหารคนในปัจจุบันได้หรือไม่ ?

•  ระบบ HR สามารถป้องกันปัญหาที่อาจจะเกิดขึ้นในอนาคตอะไรบ้าง อย่างไร ?

•  ระบบ HR มีส่วนช่วยสนับสนุนแผนธุรกิจขององค์กรได้หรือไม่มากน้อยเพียงใด ?

          ตราบใดที่ผู้บริหารองค์กรยังตอบคำถามนี้ให้ตัวเองได้ยังไม่ชัดเจน กรุณาอย่าเพิ่งรีบร้อนพัฒนาระบบนะครับ เพราะอาจจะทำให้เดินหลงทางได้นะครับ สุดท้ายนี้หวังเป็นอย่างยิ่งว่าเถ้าแก่มือโปรที่ต้องการโกอินเตอร์จะสามารถ พัฒนาระบบการบริหารทรัพยากรบุคคลได้อย่างมีประสิทธิภาพและเกิดประสิทธิผลนะครับ

ตัวอย่าง Workflow System